vebriani: softskill komunikasi Bisnis

KOMUNIKASI

Mungkin semua orang sudah akrab betul dengan kata ‘komunikasi’, begitu juga dengan kamu. Hal ini dikarenakan komunikasi memang merupakan suatu kegiatan yang ada di kehidupan sehari-hari kita sebagai bentuk interaksi dengan individu atau kelompok lain. Ya, walaupun kegiatan ini sangat sering kita lakukan, namun masih ada beberapa orang yang belum memahami benar bagaimana komunikasi itu.

Pengertian Komunikasi

Seperti yang dikatakan di artikel sebelumnya bahwa secara etimologi, bahwa komunikasi berasal dari bahasa Latin yaitu ‘cum’ dan ‘umus’. Kata ‘cum’ ini berarti ‘dengan’ dan kata ‘umus’ ini berarti ‘satu’. Tak hanya bahasa Latin, bahwa kata ‘komunikasi’ ini berasal dari bahasa Inggris yaitu ‘communio’ yang merupakan kata benda yang disebut sebagai ‘commnion’ yang artinya adalah persatuan, kebersamaan, gabungan, hubungan, atau pergaulan.

Pengertian Komunikasi Lisan

Komunikasi Lisan adalah komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan dan langsung kepada lawan bicaranya, komunikasi lisan biasanya dapat dilakukan pada kondisi para personal ataupun individu berhadapan langsung, seperti pada saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung atau melalui alat berupa komputer yang mempunyai fasilitas konfrensi jarak jauh (computer teleconference) tatap muka melalui televisi sirkuit tertutup (closed cirkit televisi/CCTV).

Sudah jelas bahwa komunikasi lisan ini terjadi berasal dari pengucapan kata-kata secara lisan dan berlangsung ke individu lain atau kelompok sebagai lawan bicara. Komunikasi lisan ini bisa dilakukan dari individu ke individu, individu ke kelompok, kelompok ke individu, kelompok ke kelompok.

Ø Individu ke Individu

Komunikasi lisan yang dilakukan dari individu ke individu lain lain seperti halnya komunikasi lisan yang dilakukan seseorang kepada seorang temannya, kerabatnya, atau keluarganya. Komunikasi lisa dari individu ke individu ini bisa terjadi pada komunikasi secara formal maupun non formal.

Ø Individu ke Kelompok

Komunikasi lisan yang dilakukan dari individu ke kelompok ini seperti halnya seseorang yang menyampaikan kepada banyak orang. Hal ini dapat terjadi ketika adanya seorang ketua yang sedang memimpin rapat. Di dalam peristiwa tersebut telah terjadi komunikasi lisan dari individu ke kelompok. Dengan demikian, komunikasi lisan dari individu ke kelompok ini lebih kebanyakan dilakukan secara formal. Adapun secara non formal, hal ini berlaku ketika adanya seseorang yang berbicara langsung kepada teman-temannya.

Maka sekarang kita akan memfokuskan pembahasan tentang komunikasi dalam kelompok :

KOMUNIKASI LISAN DALAM KELOMPOK

Ø KOMUNIKASI LISAN DALAM RAPAT

Pengertian Rapat

Rapat adalah pertemuan antara anggota lingkungan organisasi untuk merundingkan atau menyelenggarakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Tujuan Rapat

· Untuk memecahkan masalah atau mencari jalan keluar suatu masalah

· Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan

· Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern

· Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi

· Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan

· Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).

Jenis – Jenis Rapat

Komunikasi kelompok dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitukomunikasi kelompok formal (resmi) dan komunikasi kelompok non formal (tidak resmi).

Komunikasi Kelompok Formal (Resmi)

Rapat ditinjau dari segi tujuannya dibagi menjadi 3 yaitu :

1. Rapat penjelasan

Yaitu rapat yang diadakan untuk memberikan penjelasan kepada peserta rapat yang menyangkut tentang kebijakan perusahaan/kantor. Misalnya dibidang kepegawaian keuangan, produksi atau ada juga penjelasan mengenai cara peningkatan prestasi kerja dan cara menggunakan peralatan baru.

Rapat penjelasan masalah dapat dihadiri oleh tiga unsur yaitu :

· Unsur panitia

· Unsur undangan

· Unsur peserta

Semua penjelasan, pertanyaan dan kejadian-kejadian dalam rapat harus dicatat dan merupakan hasil rapat dan ditandatangani oleh panitia dan wakil dari peserta.Keputusan rapat adalah mengikat dan harus dipatuhi oleh semua pihak.

2. Rapat pemecahan masalah

Dalam rapat penjelasan yang berperan adalah pimpinan rapat, namun dalm rapat pemecahan masalah yang paling penting peran peserta, sebab dalm pemecahan masalah diprlukan banyak pendapat.Dalam hal ini peserta diberikan kesempatan untuk memberikan masukan berupa saran/pendapat dan semua masukan ditampung kemudian disimpulkan dan kesimpulan yang diambil dalam rapat disepakati bersama sebagai jalan untuk memecahkan masalah yang dihadapi.

3. Rapat perundingan

Rapat ini dilaksanakan jika terjadi perselisihan antara dua orang/lebih dan juga bagi organisasi yang berselisih karena mempunyaikepentingan berbeda.

Rapat ditinjau dari sifatnyadibagi menjadi 4yaitu :

1. Rapat formal

Yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang berlaku dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.

2. Rapat informal

Yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan suau perencanaan formal.Rapat ini setiap saat, kapan saja, dimana saja dan dengan siapa saja.Rapat informal dapat terjadi secara kebetulan, karena para pesertanya bertemu dan kemudian membicarakan sesuatu masalah yang mempunyai kepentingan bersama.

3. Rapat terbuka

Yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota.Materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.

4. Rapat tertutup

Yaitu rapat yang dihadiri peserta tertentu dan biasanya yang dibahas menyangkut masalah – masalah yang bersifat rahasia.

Komunikasi Kelompok Non Formal (Tidak Resmi)

Ciri komunikasi kelompok tidak resmi adalah :

1. Jumlah pesertanya tidak banyak

2. Terjadi tidak sengaja

3. Tidak terikat dengan tempat, artinya dapat terjadi dimana saja.

Prinsip-prinsip yang harus dilakukan dalam komunikasi kelompok tidak resmi adalah :

1. Materi pembicaraan bersifat umum

Misalnya masalah ilmu pengetahuan, masalah praktek kerja lapangan, masalah kuliah dll.

2. Jangan menguasai pembicaraan

Berikan kesempatan kepada orang lain/lawan bicara. Apabila lawan bicara tidak ada yang memanfaatkan barulah kita lnjutkan pembicaraan, cara ini dapat mengurangi rasa bosan dan antipasti dari pendengar.

3. Jangan berbicara berbisik-bisik

Jika berbicara seperti ini dilakukan akan menimbulkan kesan kurang baik dari orang lain yang akan menimbulkan prasangka buruk.

4. Jika ada masalah yang tidak jelas/pendapat tidak cocok, kemukakakn sehingga semua orang mendengar apa yang dimaksud.

5. Jika ada maslah pribadi bicarakan berdua setelah pembicaraan dengan orang lain selesai.

6. Memperlakukan sama semua peserta

Untuk pandangan mata padasaat berbicara harus tertuju ke semua lawan bicara secara bergantian.

Syarat – Syarat Rapat

Untuk mengadakan rapat yang baik diperlukan beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh semua pihak yang terlihat dalam rapat. Persyaratan itu antara lain :

1. Suasana terbuka

Artinya semua peserta rapat harus selalu siap dan rela menerima berbagai informasi dari semua pihak yang terlibat dalam rapat itu.Apakah informasi itu sudah diketahui atau informasi baru.Dipihak pemimpin rapat harus selalu bersedia mendengarkandan menampung jika mungkin menerima saran-saran yang dikemukakan oleh peserta rapat.

2. Bimbingan dan pengawasan

Agar semua pelaksanaan dalam rapat berpedoman pada ketentuan-ketentuan yang ada, maka kepada semua peserta rapat perlu diberi bimbingan dan pengawasan.Hal ini perlu dilakukan karena dalam rapat kadang-kadang terjadi hal-hal yang tidak dinginkan.

3. Hindari perdebatan

Sasaran rapat adalah mendapatkan masukan dari peserta rapat berupa saran-saran, ide-ide dll. Beraneka ragam pendidikan, pengalaman dan pengetahuan para peserta rapat akan menimbulkan pendapat yang berbeda-beda, namun perbedaan itu hendaknya didasarkan pada alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan karena emosi untuk memenangkan.

4. Hindari monopoli

Salah satu factor keberhasilan rapat adalah kebersamaan, dari mulai peserta rapat, pimpinan rapat, mempunyai hak yang sama, baik dalam berbicara mengeluarkan pendapat atau menggunakan fasilitas yang ada dan tidak boleh ada yang memonopoli pembicaraan dalam rapat.

5. Pertanyaan singkat dan jelas

Agar pertanyaan pesera rapat dapat dijawab denga jelas oleh pimpinan rapat, maka peserta harus mengajukan pertanyaan secara singkat tetapi jelas.Untuk itu gunakanlah bahasa yang singkat, pertanyaan tidak bertele-tele, langsung saja pokok persoalan dan sampaikan degan suara yang jelas agar dapat didengar semua peserta rapat.

6. Partisipasi

Setiap peserta rapat dituntut untuk turut berpartisipasi aktif dalam rapat.Peserta rapat harus menjadi pendengar yang baik saat menerima penjelasan dan pada saat Tanya jawab atau diskusi. Jadilah peserta yang baik berikan saran/pendapat yang positif dan jangan merugikan perusahaan atau orang lain.

Tipe Pemimpin Rapat

Salah satu factor yang menentukan berhasilnya suatu rapat dapat juga ditentukan oleh pemimpin rapat itu sendiri.Pemimpin rapat hrus memiliki ketrampilan berkomunikasi.Pemimpin rapat pada umumnya memiliki sifat dan tipe yang berbeda-beda. Pada dasarnya tipe pemimpin rapat dapat dibedakan sebagai berikut :

1. Tipe Otoriter

Ciri tipe ini pemimpin ingin menggunakan kekerasan dan paksaan dalam rapat, merasa dirinya selalu benar dan pendapat orang lain selalu salah. Dan selalu memaksakan pendapatnya pada orang lain tanpa memberikan kesempatan orang lain untuk mengeluarkan pendapatnya.Keadaan semacam ini akan membuahkan hasil rapat kurang dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya, karena merupakan pendpaat seseorang yang belumtentu kebenarannya, akibatnya peserta rapat kurang mendukung keputusan yang diambil sebab bukan keputusna bersama.

2. Tipe Laiizess Faire

Tipe pemimpin rapat ini mempunyai sikap apatis (masa bodoh) terhadap jalannya rapat.Peserta rapat dibiarkan mengeluarkan pendapat dan beragumentasi sendiri-sendiri, akibatnya pembicaraan engelantur atau berlarut-larut karena masing-masing tidak ada yang mau mengalah merasa pendapatnya benar.Jika diamati seolah-olah rapat tidak ada yang memimpin.Hasil rapat tidak sesuai dengan tujuan dari rencana semula.Akhirnya waktu, tenaga, biaya yang dikeluarkan tidak sesuai yang dihasilkan.

3. Tipe Demokratis

Pemimpin ini mempunyai sifat keterbukaan artinya selalu bersedia menerima saran/kritik dari peserta rapat.Peserta diberikan kesempatan yang seluas-luasnya untuk mengeluarkan pendapat, sehingga terjadi komunikasi yang harmonis antara pimpinan rapat dengan peserta rapat.Pimpinan rapat membantu dalam memecahkan masalah yang dihadapi sehingga tidak ada masalah yang dirasakan berat, selain itu juga bertindak sebagai pengumpul data, sebagai dinamisator/penggerak, jika terjadi kesalahpahaman cepat-cepat pemimpin bertindak sehingga begitu ada masalah saat itu juga di atasi dan tidak akan berlaut-larut.

Ø KOMUNIKASI LISAN DALAM WAWANCARA

Wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa, hanya saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya (pewawancara) dan pihak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi informasi (narasumber). Wawancara sangat penting dalam penelitian kualitatif, karena ia merupakan sarana atau teknik pengumpulan data/informasi. Setiap pengumpulan data kualitatif hampir selalu membutuhkan wawancara dengan sumber informasi, misalnya saksi mata, pelaku, pengamat, korban dan sebagainya.

Wawancara adalah salah satu teknik meliput, selain terjun langsung ke lapangan atau tempat kejadian peristiwa dan studi literatur atau studi kepustakaan. Etika dalam wawancara di antaranya adalah, (1) sebutkan/perkenalkan identitas diri, (2) jelaskan tujuan wawancara, (3) datang tepat waktu, konfirmasi bila terlambat, dan (4) menghormati permintaan responden, buat secara tertulis.

Misalkan dalam suatu wawancara, kita melakukan komunikasi dengan seorang yang diwawancara. Dalam wawancara tersebut, ada pihak yang lebih mencondong memberikan pertanyaan. Wawancara biasanya dilakukan untuk mengumpulkan data yang ingin kita dapat. Ada juga etika dalam berwawancara, diantaranya adalah memperkenalkan diri terlebih dahulu. Kemudian kita sampaikan maksud dari wawancara yang kita lakukan. Kita juga harus respect kepada orang yang kita tanya sehingga ia merasa nyaman. Berikut ini ialah hal yang perlu diperhatikan ketika melakukan wawancara:

Gunakan volume suara yang baik dan terdengar (berbicara tidak terlalu keras).
Hindari bahasa menggurui responden.
Hindari sikap rakus.
Fokus pada lawan bicara.
Fokus pada pembicaraan.
Tidak boleh memotong pembicaraan.
Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
Hindari kata-kata kasar (kotor).
Bersikap ramah.
Jangan menyakiti hati responden.
Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
Ucapkan terima kasih.

Ø KOMUNIKASI LISAN DALAM BERNEGOSIASI

NEGOISASI

PROSES NEGOSIASI

Negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak yang melakukan komunikasi mempunyai hak atas hasil akhir. (oliver). Pakar lain mengatakan bahwa negosiasi adalah proses dimana paling sedikit ada dua pihak dengan persepsi, kebutuhan, dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat tentang suatu hal demi kepentingan bersama.(Casse). Sementara Stephen Kozicki mengemukakan Negosiasi adalah sustu seni dalammencapai persetujuan dengan memecahkan berbagai perbedaan melalui kreatifitas. Tujuan negosiasi adalah antara lain :

1. Untuk menemukan suatu kesepakatan kedua belah pihak

2. Untuk memenuhi harapan/keinginan kedua belah pihak

3. Untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghidari kerugian, atau memecahkan problem lain.

Dalam melakukan negosiasi terdapat 6 tahapan yang penting yang harus dilakukan :

1. Persiapan meliputi :

§ Mengumpulkan informasi

§ Menentukan tim negosiasi

§ Mengusahakan lebih banyak mengenal profil pihk lawan, tujuannya adalah menumbuhkankepercayaan diri dan kesiapan dalam melakukan negosiasi.

2. Kontak pertama

§ Tahap ini adalah tahap pertemuan secara langsung abtara kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi.

§ Tahap penilaian yang berlangsung diantara para negosiator dan biasanya pada tahap ini akan memunculkan kesan pertama antara kedua belah pihak.

3. Konfrontasi

· Tahap ini adalah tahap dimana sering terjadinya adu argumentasi antara kedua pihak terhadapsegala sesuatu yang dinegosiasikan.

· Padatahapini terdpat perbedaan dan potensi perdebatan yang semakin memanas dan biasanyatidak terkendali disebabkan oleh kurangnya pengendalian emosi.

4. Konsiliasi

Bentuk konsoliasi adalah melakukan tawar menawar untuk memperoleh titik temu atau kesepakatan yang betul-betul disepakati dan bermanfaat bagi kedua belah pihak. Seperti halnya proses tawar menawar antara penjual dan pembeli.

5. Solusiahap

Dimana kedua belah pihak mulai saling menerima dan memberi, atau dimana para negosiator mulai menemukan titik kesepakatan bagi keduabelah pihak dengan cara merekamasing-masing dengan mengembangkan sikap relasional yaitu sikap yang selalu berorientasi untuk menanggung bersama dan selalu menumbuhkan sikap saling member solusi terbaik bagi kedua belah pihak.

6. Pasca Negosiasi

Tahap ini adalah tahap terakhir dari negosiasi yaitu bentuk konsolidasi bagi kedua belah pihak, apakah masing-masing pihak benar-benar memiliki komitmen atas segala yang telah disepakati bersama.

KETRAMPILAN BERNEGOSIASI

Terdapat 2 jenis ketrampilan bernegosiasi yaitu :

1. Convensional skill meliputi :

a. Menggunakan pertanyaan terbuka

b. Menafsirkan atau merumuskan kembali perkataan negosiator lawan dengan kata-kata sendiri

c. Diam setelah suatu pertanyaan dibuat oleh lawan negosiator.

d. Menyimpulkan dari waktu kewaktu, dan membuat catatan penting selama negosiasi

e. Menyatakan perasaan dan emosi untuk meredakan ketegangan dan membentuk rasa percaya diri.

2. Nonconvensional skill cirri-cirinya meliputi :

a. Menunjukkan salah pengertian tentang maksud pihak lawan dengan perumusan ulang pertanyaan dan kesimpulan yang salah.

b. Membesar-besarkan apa yang dikatakan oleh negosiator lawan

c. Menggunakan kata-kata yang over stateman seperti selalu, tidak pernah,tidak mungkin, dll.

d. Membuat gerakan yang tak terduga, misalnya beralih ke hal lain tanpa diduga.

e. Menghujani pihak lawan dengan banyak pertanyaan atau bias jua terlalu banyak informasi yang menimbulkan kebingungan.

TIPE NEGOSIATOR

Berikut ini adalah tipe-tipe negosiator yang sering kali kita jumpai dalam melakukan komunikasi bisnis :

a. Negosiator crang yaitu hanya memikirkan bagaimana untuk menang dalam negosiasi dan menghalalkan segala cara untuk mengalahkan lawan.

b. Negosiator professional yaitu orang yang melakukan negosiasi yang mengetahui pokok permasalahanyang akan dinegosiasikan dan juga tahu bagaimana memperoleh apa yangdiinginkan,memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang baik, dan mengetahui banyak tentang profil lawan negosiasi.

c. yang Negosiator Bodoh yaitu negosiator yangcenderungmenghendaki kekalahan untuk keduabelah pihak,yang penting baginya adalahtidakada yang menang diantara keduanya.

d. Negosiator Naifyaitu orang yang melakukan negosiasinamun tidak siap, dan tidak tahupokok persoalan yang dinegosiasikan, cenderung percaya begitu saja terhadap lawan, dan kalau perlu beredia meberikan apa saja yang diminta lawan negosiator.

e. Sebagaimana kita cukup sering mendengar negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.

Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:

1. Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.

2. Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.

3. Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.

4. Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.

5. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.

Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.